Fermer le menu

Rencontre avec un personnel de l'Université

Fabien Foutrel, Direction des Affaires Financières

Membre de la cellule fonctionnelle financière

"L’accompagnement et la formation restent, aujourd’hui encore, mes principales missions."

  • Pourriez-vous présenter votre métier en quelques mots ?

Je suis arrivé à l’université de Rouen Normandie il y a onze ans, en tant que stagiaire dans le cadre d’un BTS Informatique de Gestion. J’ai ensuite eu l’occasion d’évoluer au sein de l’établissement, notamment en intégrant la Direction des Affaires Financières. Peu après, le logiciel SIFAC (logiciel de gestion budgétaire, comptable et financière, ndlr) a été créé et mis en place à l’Université. Dans ce cadre, une cellule fonctionnelle a vu le jour, j’ai eu la chance de pouvoir la rejoindre.

Au début, notre mission consistait principalement à l’initialisation du projet donc en grande partie au paramétrage du nouveau logiciel et à la migration des données depuis l’ancien. Ensuite, il a également fallu s’occuper de la formation des utilisateurs de SIFAC, dans les services, les composantes pédagogiques et les laboratoires, et de la mise en place de procédures visant à créer un environnement de travail simple et efficace. L’accompagnement et la formation restent, aujourd’hui encore, mes principales missions. J’agis aussi en tant que conseiller dans la prise de décisions au niveau du budget via des extractions budgétaires que je peux réaliser par exemple.

  • Quel impact a votre métier sur la vie étudiante ?

Étant en finance, nous rencontrons peu les étudiants en personne contrairement au service Comptabilité par exemple. Toutefois, notre action a un réel impact sur de la vie étudiante. La cellule fonctionnelle dans laquelle j’évolue apporte notamment son soutien au service comptabilité pour tout ce qui concerne les remboursements étudiants, les bourses et les droits d’inscription en faisant, par exemple, des extractions et en utilisant les données pour un traitement optimal.

Pour donner un exemple un peu plus concret : récemment nous avons créé un outil qui permet d’intégrer des fichiers contenant un grand nombre d’informations étudiantes : pour les remboursements étudiants, les collègues n’ont ainsi plus à saisir chaque information concernant l’étudiant à la main. Grâce à cet outil, les services concernés peuvent gagner énormément de temps et évitent un maximum d’erreurs de saisie.

  • Comment accompagnez-vous les services dans l’utilisation du logiciel financier SAP (SIFAC) pour l’analyse des données et la maintenance technique ?

Personnellement, je suis formateur pour le logiciel SIFAC. Je suis donc dans la formation initiale des utilisateurs de ce logiciel en leur apprenant à appréhender cet espace de travail.

Au sein de la cellule, nous sommes aussi chargés de rédiger un grand nombre de « Pas-à-Pas » en créant un document avec des copies d’écrans, étape par étape, pour que même un nouvel arrivant ne se retrouve pas démuni et qu’il puisse utiliser le logiciel en étant autonome dans ses actions principales.

Enfin, nous effectuons un gros travail d’assistance pour les utilisateurs de SIFAC. Via le Helpdesk, notre principal outil prévu à cet effet, nous avons mis en place une Foire Aux Questions qui permet de répondre aux interrogations les plus communes et nous répondons aussi aux diverses questions directement par téléphone.

Pour devancer certains besoins d’assistance, nous sommes en relation avec l’AMUE (Agence de mutualisation des universités et établissements d’enseignement supérieur ou de recherche et de support à l’enseignement supérieur ou à la recherche), le distributeur du logiciel. Cela nous permet de communiquer et éventuellement de former le personnel lorsqu’il y a des mises à jour importantes de prévues.