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FAQ Université de Rouen Normandie

FAQ Covid-19 : Télétravail

Dernière mise à jour : 5 mai 2020 à 16h.

Plan de reprise d'activité en présentiel

Toutes les dernières informations sur le plan de “déconfinement” sont disponibles sur cette page de la FAQ.

Comment télé-travailler dans de bonnes conditions ?

Du fait de la crise liée à l’épidémie de Covid-19, le télétravail est devenu la norme pour les personnels de l’Université. Dans ce contexte particulier, il est important de veiller au maintien et au respect de bonnes conditions de travail pour tous, malgré une situation dégradée pour l’ensemble des agents.

Pour vous accompagner, le CHSCT et la Direction de la Prévention des Risques ont mis en place un document sur les bonnes pratiques du télétravail dans ce contexte de crise sanitaire. Dans la mesure du possible, votre poste de travail à domicile devrait pouvoir prendre en compte quelques règles élémentaires d’ergonomie, recensées dans ce document.

Par ailleurs, alors que le mail professionnel est aujourd’hui le principal outil d’échange entre les agents, il est important de rappeler les règles et conseils dispensés dans la charte de la messagerie.

N’oubliez pas : dans ce contexte, il est d’autant plus important de faire des pauses, prendre le temps de s’arrêter et de déconnecter autant que nécessaire.

En savoir plus sur le CHSCT

Et si je ne peux pas télé-travailler ?

Certaines situations familiales (garde d’enfants de moins de 16 ans notamment) rendent le télétravail difficile. Vous pouvez alors faire une demande d’Autorisation Spéciale d’Absence (ASA) auprès de votre supérieur.e hiérarchique. Mise en place dans le cadre du plan ministériel Covid-19, elle vous autorise à ne pas occuper temporairement votre poste de travail.

Quels outils sont à ma disposition pour la mise en place du télétravail ?

La mise en place du confinement a conduit l’université de Rouen Normandie à mettre en place des procédures de télétravail s’appuyant sur l’outil informatique. Cette mise en œuvre, dans des délais extrêmement courts, peut malheureusement rencontrer quelques difficultés techniques.

Les équipes du Service aux Usagers du Numérique (SUN), les correspondants informatiques locaux et la Direction des Systèmes d’Information (DSI) s’efforcent de vous accompagner au mieux de leur possibilités tout en maintenant le niveau de sécurité nécessaire à la continuité d’activité.

Pour les personnels disposant d’ordinateurs portables professionnels

Un accès VPN peut vous être fourni via l’application Pulse Secure, en accord avec votre responsable de service, en contactant la DSI à l’adresse suivante : support.dsi@univ-rouen.fr, en cas de nécessité absolue.

Cependant, nous vous conseillons de ne vous connecter qu’en cas de nécessité et de vous déconnecter après chaque utilisation.

Cet accès vous permet de travailler normalement comme si vous étiez connectés sur le réseau de l’Université.

Pour les personnels sans client VPN

Il est malgré tout possible de se connecter en VPN depuis un navigateur internet à l’adresse http://vpn.univ-rouen.fr. Dans ce cas vous accédez à un portail de service qui donne accès notamment aux espaces de stockage habituellement identifiés X: ou Z:

Ces mêmes espaces restent accessibles à tous sans VPN depuis l’ENT dans le menu stockage.

 

Malgré le très grand nombre de connexions, les services de l’Université mettent tout en œuvre pour garantir un service de qualité. Il est néanmoins possible que vous rencontriez ponctuellement des difficultés de connexion ou d’accès aux outils.

Je ne dispose pas de matériel informatique me permettant de télétravailler, quelle démarche dois-je suivre ?

Il faut vous rapprocher de votre supérieur hiérarchique direct par téléphone, afin d’envisager toutes les modalités possibles au cours de cette période de confinement.

Est-il possible d’accéder aux bâtiments de l’Université ?

Non, les bâtiments sont uniquement accessibles aux seules personnes autorisées dans le cadre du plan de continuité des activités de l’établissement, en possession d’une attestation de déplacement professionnel.

Dans ce contexte, les rémunérations sont-elles maintenues ?

Le principe général retenu est que chacune et chacun doit rester à son domicile. Lorsque cela est possible, l’activité professionnelle pourra être exercée de son domicile, à distance. Il n’y a donc plus lieu de demander d’autorisation d’absence pour circonstances exceptionnelles, qui est octroyée de droit. Les rémunérations de l’ensemble des personnels, y compris contractuels, sont maintenues ; les vacations des étudiants sont prioritairement mises en paiement, les heures complémentaires seront traitées en temps utile.

Comment m'assurer de travailler en toute sécurité ?

Pour limiter les risques, voici quelques recommandations pour adopter les bonnes pratiques et se prémunir des risques à titre professionnel et personnel (les aléas techniques ne doivent pas amener un développement anarchique des usages et des pratiques) :

  • Utilisez les outils et services préconisés par l’établissement en excluant le recours à des outils et services tiers non maîtrisés ;
  • Préférez des outils comme moodle/universitice, BBB, RenaVisio, rendez-vous de Renater, ou Pexip du CRIANN à des solutions commerciales comme Skype, teams, etc. ;
  • Méfiez-vous des messages (mail, SMS, chat,…) ou appels téléphoniques d’origine inconnue ou inattendus ;
  • Pour rappel, les spams non détectés peuvent être transférés en pièce jointe à spam@univ-rouen.fr ;
  • Ne téléchargez vos applications que depuis les sites ou magasins officiels des éditeurs (Google PlayStore, Apple AppStore, MS Store) ;
  • Ne vous précipitez pas et prenez toujours le temps de la réflexion ;
  • Évitez de mélanger travail et loisirs sur les équipements de travail à distance ;
  • Vérifiez la fiabilité et la réputation des sites que vous visitez ;
  • Assurez vous que votre connexion Wi-Fi est sécurisée ;
  • Faites régulièrement des sauvegardes de vos fichiers ;
  • Soyez vigilants aux fausses informations.